Aplikasi Perkantoran: Pengertian, Jenis dan Sejarahnya – AAcial

Aplikasi perkantoran adalah kumpulan aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan untuk meningkatkan produktivitas berbagai tugas yang biasa dikerjakan di kantor (Wijanto, dkk, 2021, hlm. 59). Kantor disini tentunya adalah berbagai perusahaan yang membutuhkan data dan mengolah informasi untuk melakukan operasional dan evaluasi perusahaan.

Berbagai jenis pengolahan data antara lain mengetik proposal, membuat laporan pekerjaan, membuat presentasi, dll. Oleh karena itu, aplikasi perkantoran pada umumnya dibundel dan didistribusikan secara bersamaan, memiliki user interface yang konsisten dan hasil dari satu aplikasi dapat diintegrasikan dengan aplikasi lainnya.

Aplikasi perkantoran pertama yang dikembangkan oleh Micropro International pada awal 1980-an disebut Starburst, yang dibuat dengan WordStar, pengolah kata CalcStar.spreadsheet) dan DataStar (basis data) (Wijanto, dkk, 2021, hlm. 59). Beberapa paket aplikasi lain muncul di tahun 1980-an seperti Word Perfect, ChiWriter, dan lain-lain. Namun, pada tahun 1990-an, perangkat lunak Microsoft Office tampak mendominasi aplikasi perkantoran.

Sejauh ini, Microsoft Office adalah contoh aplikasi perkantoran yang paling dikenal yang terdiri dari aplikasi pengolah kata (kata-kata editor), pengolah lembar kerja (spreadsheet), program presentasi (editor presentasi), dll. Program pengolah kata yang dibundel dengan Microsoft Office dikenal sebagai Microsoft Word, sedangkan pengolah lembar kerja disebut Excel, dan pengolah presentasi disebut Powerpoint.

Tentu saja, selain Microsoft Office, ada juga paket aplikasi perkantoran lainnya seperti Google Workspace yang mencakup pengolah kata Google Docs, pengolah lembar kerja Google Sheets, dan perancang presentasi Google Slides. Berbeda dengan Microsoft Office yang biasa diinstal di laptop atau PC, Google Workspace bisa digunakan tanpa menginstalnya terlebih dahulu. Kita hanya perlu mengaksesnya menggunakan browser seperti Google Chrome dan tentunya terkoneksi dengan internet (on line).

Selain pengolah kata, perancang file dan presentasi, tentu masih banyak varian lain dari jenis aplikasi perkantoran ini. Beberapa komponen lain dari aplikasi perkantoran meliputi: perangkat lunak basis data seperti Microsoft Access, paket grafik, penerbitan (Penerbit), aplikasi diagram seperti Visio, pengelola email seperti Microsoft Outlook, perangkat lunak komunikasi, perangkat lunak manajemen proyek, dll.

Aplikasi pengolah kata

Seperti namanya, aplikasi pengolah kata merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengolah kata atau sekedar untuk mengetik dokumen. Fungsi dari aplikasi ini sebenarnya cukup sederhana dan sepertinya tidak memberikan pengaruh yang signifikan. Namun, aplikasi pengolah kata ini merupakan salah satu penemuan luar biasa pada masanya. Contoh perangkat lunak pengolah kata ini antara lain Microsoft Word, Google Docs, dan Apple Pages.

Hal ini dikarenakan dulu kita sebagai masyarakat selalu dihadang oleh sulitnya membuat dokumen yang selalu harus ditulis secara manual dan menyita banyak waktu. Bahkan aplikasi pengolah kata menjadi salah satu pemicu terbesar perkembangan komputer pribadi karena memiliki fungsi yang dapat diterapkan oleh banyak orang, terutama di kantor.

Oleh karena itu, mempelajari sejarah aplikasi perkantoran akan membuka cakrawala penting yang dapat membuka jendela inspirasi bagi kita untuk menerapkan teknologi informasi dan komunikasi secara lebih efektif. Untuk itu, berikut adalah penjelasan singkat tentang sejarah aplikasi office.

Sejarah perangkat lunak pengolah kata

Pengolah kata adalah aplikasi yang tumbuh dari evolusi mesin mekanis. Sejarah pengolah kata adalah sejarah otomatisasi bertahap dari aspek fisik penulisan dan pengeditan, yang kemudian berkembang menjadi teknologi yang ditingkatkan baik untuk perusahaan maupun individu. Jika dilihat dari sejarahnya, ada tiga jenis pengolah kata, yaitu pengolah kata mekanis, elektronik, dan perangkat lunak yang akan dijelaskan sebagai berikut.

Pengolah kata mekanis

Perangkat pengolah kata pertama yang mirip dengan mesin tik dipatenkan oleh Henry Mill untuk sebuah mesin yang dapat “menulis dengan sangat jelas dan akurat sehingga kami tidak dapat membedakannya dari mesin cetak”. Pada akhir abad ke-19, Christopher Latham Sholes menciptakan mesin tik besar pertama, yang sering disebut atau disebut sebagai “piano sastra”.

Pengolah kata elektromekanis dan elektronik

Pada akhir 1960-an, IBM mengembangkan mesin elektromekanis/listrik yang disebut IBM MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewriter). Model mesin ini dikembangkan dengan fasilitas perekaman dan pemutaran pita magnetik, kontrol dan rakitan relai listrik. Mesin ini memiliki word wrap otomatis meskipun tidak memiliki layar.

Perangkat pengolah kata IBM elektronik ini merupakan revolusi penting dalam industri pengolah kata karena memungkinkan penulisan ulang teks yang ditulis pada kaset lain dan kami dapat berkolaborasi dengan mengirimkan rekaman ke orang lain untuk diedit atau disalin. Pada tahun 1969, kaset diganti dengan kartu magnetik. Kartu magnetik ini dapat digunakan untuk merekam pekerjaan penyuntingan yang kemudian dapat dibaca dan diedit.

pengolah kata berbasis komputer

Pada awal tahun 1970-an, pengolah kata dikembangkan dalam komputer dengan beberapa inovasi. Pada waktu yang hampir bersamaan, sistem pengolah kata yang mampu mengedit melalui layar kontrol muncul. Selain itu, IBM memproduksi floppy disk yang merupakan media penyimpanan portabel pertama (seperti flash drive pada saat itu) sehingga pengguna dapat menyimpan dokumen yang diketik di komputer mereka untuk diberikan atau diproses di tempat lain.

Kemudian, pada tahun 1978, Lexitron Corporation menjadi perusahaan pertama yang membuat komputer dengan pengolah kata dan tampilan video ukuran penuh (CRT), floppy disk 5 1⁄4 inci yang lebih kecil dan lebih nyaman yang menjadi standar di sana. industri komputer pribadi.

Selain itu, program perangkat lunak bahkan dapat dimuat ke satu floppy drive dan kemudian di-boot dan siap digunakan. Intinya, sistem operasi dan program pengolah kata digabungkan dalam satu file, sehingga pengguna dapat mengolah kata di perangkat komputer mana pun, selama komputer tersebut pasti memiliki soket untuk membaca disket. Pengolah kata berbasis komputer ini merupakan cikal bakal perangkat lunak pengolah kata yang merupakan pengembangan lebih lanjut dari pengolah elektronik, yaitu perangkat lunak pengolah kata yang sepenuhnya digital bahkan berbasis cloud (on line).

Perangkat lunak pengolah kata

Seperti yang telah dijelaskan, perkembangan terakhir dalam pemrosesan teks terjadi dengan munculnya komputer pribadi (PC) pada akhir 1970-an dan dengan pembuatan perangkat lunak pengolah kata pada 1980-an (Wijanto, et al, 2021, hlm. 61). Perangkat lunak pengolah kata ini memiliki fitur yang kompleks dan dapat diperluas dengan biaya rendah. Ini membuatnya lebih mudah diakses oleh publik.

Awalnya, sebagian besar perangkat lunak pengolah kata mengharuskan pengguna untuk menghafal kombinasi tombol semi-mnemonik seperti Ctrl-C, Ctrl-P, dan lainnya untuk melakukan tugas tertentu. Jangan menekan tombol seperti “copy”, “copy”, “grace”, dan lain-lain seperti yang sedang kita lakukan sekarang.

Namun, pada akhir 1980-an muncul inovasi printer laser, dengan pendekatan antarmuka pengolah kata yang disebut WYSIWYG (Apa yang Anda lihat adalah apa yang Anda dapatkan) yang merupakan antarmuka grafis atau Grafik Pengguna Antarmuka (GUI). Intinya adalah antarmuka memungkinkan seseorang untuk tidak harus menghafal perintah untuk menggunakannya. Setiap karakteristik ditampilkan secara visual di layar monitor PC.

Teknologi berbasis GUI ini semakin banyak digunakan, dan karena meningkatnya popularitas sistem operasi Windows pada 1990-an. Hal inilah yang membawa Microsoft Word, pengolah kata besutan Microsoft, merajai pasar pengolah kata hingga saat ini.

Aplikasi Proses Lembar Kerja

Disebut dengan aplikasi pengolah lembar kerja atau dalam bahasa inggris spreadsheet adalah aplikasi yang digunakan untuk mengolah berbagai lembar kerja yang dibutuhkan di industri perkantoran, khususnya untuk mengolah data akuntansi dan akuntansi seperti membuat tabel, neraca, grafik, dll.

Berdasarkan pengertian dari aplikasi pengolah lembar kerja di atas, dapat kita lihat bahwa kemampuan utama dari aplikasi ini adalah membuat tabel. Bahkan tampilan visual proses lembar kerja hanya berdasarkan tabel berupa kolom dan baris yang dapat diisi dengan berbagai nilai dan data yang diperlukan.

lebih dari itu spreadsheet dilengkapi juga dengan formula atau rumus yang dapat digunakan untuk menghitung berbagai nilai yang diketik pada setiap kolom dan baris. Berbagai rumus ini dapat digunakan untuk menghitung operasi sederhana dan kompleks seperti menjumlahkan semua nilai di semua baris, mencari rata-rata, median, modus, dll.

Oleh karena itu, aplikasi pengolah lembar kerja sangat cocok untuk akuntansi, pelaporan keuangan, neraca, dan berbagai lembar kerja lainnya yang memerlukan pengumpulan data dan pengolahan nilai, terutama yang melibatkan perhitungan matematis. Contoh aplikasi spreadsheet tersebut termasuk Microsoft Excel, Apple Numbers, dan Google Sheets.

Presentasi Aplikasi

Aplikasi presentasi atau desain presentasi / perangkat lunak pengolah adalah aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat menggeser presentasi berupa poin-poin penting bagi pemateri dalam penyampaian materi atau informasi lain yang akan disampaikan kepada audiens.

Berbagai informasi yang akan disajikan tentunya sangat beragam, mulai dari topik, sosialisasi suatu kegiatan, laporan operasional atau evaluasi perusahaan, pengenalan produk baru, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, tidak heran jika aplikasi presentasi juga menjadi salah satu aplikasi perkantoran yang banyak digunakan di perkantoran dan lembaga lain seperti sekolah, instansi pemerintah, dll.

Aplikasi perangkat lunak digunakan untuk menambahkan teks, gambar, dan berbagai media lain untuk membantu proses penjelasan presentasi yang dibuat. Berbagai animasi, transisi, dan media seperti video juga dapat digunakan untuk memperkaya dan memperjelas berbagai informasi yang ingin disampaikan. Contoh aplikasi untuk membuat presentasi ini adalah melalui Microsoft Powerpoint, Apple Keynote, dan Google Slides.

Referensi

1. Wijanto, dkk. (2021). Ilmu Komputer Kelas VII. Jakarta: Pusat Kurikulum dan Buku Teks Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Artikel terkait