Resolusi Scan Dokumen CPNS 2026: Syarat Dan Cara Ceknya – AAcial

Resolusi scan dokumen CPNS menjadi salah satu penyebab paling sering pelamar dinyatakan Tidak Memenuhi Syarat (TMS) pada tahap seleksi administrasi. Setiap tahun, ribuan peserta gugur bukan karena tidak memenuhi kualifikasi pendidikan, tetapi karena kesalahan teknis seperti ukuran file terlalu besar, hasil scan buram, atau format tidak sesuai ketentuan instansi.

Pendaftaran CPNS 2026 diperkirakan kembali menggunakan sistem terpusat melalui portal resmi sscasn.bkn.go.id sebagaimana pola tahun-tahun sebelumnya, mengacu pada mekanisme dalam PermenPANRB Nomor 6 Tahun 2024 tentang Pengadaan ASN. Artinya, seluruh pelamar wajib mengunggah scan dokumen asli dengan spesifikasi teknis tertentu.

Agar tidak gagal di tahap awal, penting memahami standar resolusi, format file, hingga cara mengecilkan ukuran dokumen tanpa mengurangi kualitas. Berikut panduan lengkap yang perlu Anda pahami sebelum mengunggah dokumen pendaftaran.

Standar Resolusi Scan Dokumen CPNS yang Umum Digunakan

Berdasarkan berbagai pengumuman instansi pada seleksi CPNS 2023–2024 (termasuk kementerian dan pemerintah daerah), terdapat pola teknis yang hampir seragam terkait spesifikasi dokumen unggahan. Meskipun rincian detail bisa berbeda antar instansi, secara umum ketentuannya sebagai berikut:

Jenis Dokumen	Format File	Ukuran Maksimal	Resolusi Disarankan
Pas Foto 3×4	JPG/JPEG	200KB – 300KB	150–300 DPI
KTP	JPG/JPEG	200KB – 500KB	200 DPI
Ijazah Asli	PDF	500KB – 1MB	200–300 DPI
Transkrip Nilai	PDF	500KB – 1MB	200–300 DPI
Surat Lamaran & Pernyataan	PDF	1MB	200 DPI

Beberapa instansi seperti Kejaksaan, ANRI, dan pemerintah daerah secara eksplisit mencantumkan ukuran maksimal 1MB untuk dokumen PDF serta 512KB untuk file gambar. Ada pula yang membatasi ijazah maksimal 500KB. Oleh karena itu, selalu baca pengumuman resmi instansi yang dilamar.

Mengapa 150–300 DPI Jadi Standar?

Resolusi 150–300 DPI (dots per inch) dianggap paling ideal karena:

• Cukup tajam untuk membaca teks kecil pada ijazah dan transkrip.
• Tidak menghasilkan ukuran file terlalu besar.
• Mudah diproses sistem verifikasi digital oleh panitia.

Jika Anda memindai di atas 400 DPI, hasilnya memang sangat tajam, tetapi ukuran file bisa membengkak hingga 3–5MB sehingga gagal diunggah di SSCASN.

Ketentuan Format dan Ukuran File di SSCASN

Portal SSCASN biasanya sudah mengatur batas maksimal ukuran file saat pelamar mengunggah dokumen. Jika melebihi limit, sistem otomatis menolak unggahan tersebut.

Mengacu pada pengalaman seleksi sebelumnya:

• Pas foto: maksimal 200KB (background merah atau biru sesuai ketentuan).
• Ijazah dan transkrip: PDF maksimal 500KB–1MB.
• Dokumen tambahan: maksimal 1MB.

Salah satu kesalahan fatal adalah mengunggah hasil foto kamera tanpa kompresi sehingga ukurannya 2–5MB. Selain itu, dokumen yang di-scan hitam putih padahal aslinya berwarna sering kali dinyatakan tidak memenuhi syarat oleh tim verifikator.

Cara Scan Dokumen Agar Sesuai Standar

1. Menggunakan Scanner

1. Atur resolusi pada 200 DPI (cukup aman).
2. Pilih mode warna (Color), bukan Grayscale.
3. Simpan dalam format PDF untuk dokumen multi-halaman.
4. Gunakan fitur “compress” jika tersedia.

2. Menggunakan Smartphone

1. Gunakan aplikasi scan dokumen (bukan foto biasa).
2. Pastikan pencahayaan cukup dan tidak ada bayangan.
3. Ratikan dokumen (crop sesuai tepi).
4. Ekspor ke PDF dengan ukuran disesuaikan (medium quality).

Pastikan seluruh teks pada ijazah terbaca jelas, termasuk nomor ijazah dan tanda tangan pejabat berwenang.

Kesalahan Umum yang Membuat TMS

Berdasarkan laporan sejumlah instansi di tahun sebelumnya, berikut kesalahan yang paling sering terjadi:

• Ukuran file melebihi batas maksimal.
• Dokumen terpotong atau terbalik.
• Scan fotokopi legalisir, bukan ijazah asli.
• Resolusi terlalu rendah sehingga buram.
• Nama file tidak sesuai ketentuan.
• Tidak membubuhkan e-meterai pada surat pernyataan.

Beberapa pemerintah daerah bahkan menegaskan bahwa dokumen berupa hasil scan fotokopi tidak akan diterima.

Perbandingan Teknis Seleksi 2024/2025 sebagai Benchmark

Untuk memberi gambaran konteks, berikut ringkasan pola seleksi CPNS tahun sebelumnya:

Tahun	Jumlah Pelamar	Tahap Gugur Administrasi (Estimasi)	Catatan Teknis
2024	±3 juta pelamar (tahap SKD)	Ratusan ribu TMS	Banyak gugur karena kesalahan dokumen digital
2025	Diperkirakan >2 juta	Masih tinggi	Penyesuaian jadwal & verifikasi lebih ketat

Artinya, kesiapan teknis seperti memastikan resolusi scan dokumen CPNS sudah sesuai standar sangat menentukan peluang lolos administrasi.

Alur Verifikasi Dokumen oleh Panitia

Setelah dokumen diunggah di SSCASN, panitia instansi akan:

1. Mencocokkan data akun dengan dokumen.
2. Memeriksa keaslian dan keterbacaan scan.
3. Memastikan ukuran dan format sesuai ketentuan.
4. Menetapkan status MS (Memenuhi Syarat) atau TMS.

Jika dinyatakan TMS, pelamar bisa mengajukan sanggah sesuai jadwal yang ditentukan, selama kesalahan berasal dari verifikasi panitia, bukan kelalaian pelamar.

Passing Grade SKD Terbaru sebagai Gambaran

Mengacu pada Keputusan Menteri PANRB Nomor 321 Tahun 2024, nilai ambang batas SKD tahun terakhir adalah:

Namun, setinggi apa pun nilai SKD Anda nanti tidak akan berarti jika gagal di seleksi administrasi akibat masalah resolusi scan dokumen CPNS.

Estimasi Gaji dan Tunjangan PNS 2026

Berdasarkan PP Nomor 5 Tahun 2024 tentang perubahan gaji PNS, berikut estimasi gaji pokok:

Golongan	Estimasi Gaji Pokok
IIA – IID	Rp2.900.000 – Rp3.900.000
IIIA – IIID	Rp3.000.000 – Rp5.000.000+

Selain gaji pokok, PNS menerima tunjangan kinerja (tukin), tunjangan keluarga, dan THR sesuai kebijakan pemerintah. Inilah mengapa seleksi CPNS tetap menjadi salah satu rekrutmen paling kompetitif setiap tahun.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Berapa resolusi minimal agar dokumen tidak buram?

Disarankan minimal 150 DPI, tetapi idealnya 200–300 DPI agar teks kecil seperti nomor ijazah tetap terbaca jelas.

Apakah boleh scan hitam putih?

Sebaiknya tidak. Sebagian besar instansi mensyaratkan scan berwarna dari dokumen asli untuk memastikan keaslian.

Apakah boleh menggabungkan ijazah dan transkrip dalam satu file?

Tidak, kecuali pengumuman instansi secara eksplisit memperbolehkannya. Biasanya diunggah terpisah.

Bagaimana jika ukuran file tetap terlalu besar?

Gunakan fitur kompresi PDF atau atur ulang resolusi scan menjadi 200 DPI, lalu simpan ulang dalam kualitas medium.

Apakah foto dari kamera langsung bisa digunakan?

Bisa, tetapi harus dikonversi melalui aplikasi scan agar rapi, tidak miring, dan ukurannya sesuai batas sistem.

Memahami standar resolusi dan spesifikasi teknis bukan sekadar formalitas, tetapi bagian penting dari strategi lolos seleksi administrasi CPNS 2026. Pastikan setiap dokumen dipindai dengan jelas, ukuran sesuai ketentuan, dan tidak terburu-buru saat mengunggah.

Untuk panduan lengkap seputar dunia kerja dan rekrutmen ASN lainnya, Anda juga dapat membaca artikel informatif lainnya di Maxmanroe.com.