Pengertian File Management – Manfaat, Tujuan, Fungsi, Tips – AAcial

Pengertian Manajemen File – Manfaat, Tujuan, Fungsi, Arsitektur, Cara, Tips: Manajemen file “Sistem file” dapat didefinisikan sebagai disk atau partisi yang digunakan untuk menyimpan file dengan cara tertentu.

---

Definisi Manajemen File

Sistem file, juga dikenal sebagai manajemen file, adalah metode dan struktur data yang digunakan oleh sistem operasi untuk mengelola dan mengatur file pada disk atau partisi hard disk. Manajemen file “Sistem file” dapat didefinisikan sebagai disk atau partisi yang digunakan untuk menyimpan file dengan cara tertentu.

---

Baca juga artikel terkait: Definisi “Manajemen Produksi” & (Langkah-Faktor Pendukung)

---

Manfaat Manajemen File

Manfaat manajemen file antara lain dapat mengurangi resiko kehilangan file, misalnya seperti file terhapus secara tidak sengaja, file disimpan dimana saja dan letak file tidak beraturan serta dapat memudahkan kita dalam mencari file, dapat menghemat tempat penyimpanan. kemampuan untuk menghapus file yang tidak terpakai. Untuk mendapatkan keuntungan dari manajemen file, Anda harus dapat mengelola file dengan baik dan benar.

---

Sistem File Sasaran

Adapun target file system diantaranya :

• Untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan data pengguna atau user.
• Untuk memastikan data dalam file tersebut valid.
• Untuk mengoptimalkan kinerja.
• Untuk memberikan dukungan “input” dan output “output” untuk berbagai jenis perangkat penyimpanan.
  

  ---

• Untuk meminimalkan atau menghilangkan potensi kehilangan data.
• Untuk menyediakan satu set rutinitas antarmuka “masukan” dan keluaran “keluaran”.
• Dan memberikan dukungan “input” dan “output” untuk banyak pengguna “pengguna” dalam sistem multi-pengguna.
  

  ---

Fungsi yang Diharapkan dalam Manajemen File

Beberapa fungsi yang diharapkan dari manajemen file meliputi:

• Mekanisme berbagi file.
• Pembuatan, modifikasi, dan penghapusan file.
• Kemampuan pencadangan dan pemulihan untuk mencegah hilangnya file karena kecelakaan atau upaya penghancuran file.
  

  ---

• Pengguna dapat merujuk ke file dengan nama simbolis “Symbolic Name” alih-alih menggunakan nama yang merujuk ke perangkat fisik.
• Sehingga di lingkungan yang sensitif, informasi dapat disimpan dengan aman dan rahasia.
• Sistem file harus menyediakan antarmuka yang ramah pengguna.
  

  ---

Baca juga artikel terkait: Pengertian Lengkap, Fungsi, dan Ruang Lingkup Manajemen Pendidikan

Arsitektur Manajemen File

Adapun manajemen file, biasanya terdiri dari:

• Yang pertama adalah sistem akses, yang terkait dengan bagaimana data disimpan dalam file akses.
• Yang kedua adalah manajemen file, yang terkait dengan penyediaan mekanisme operasi pada file, seperti penyimpanan, referensi, berbagi, dan keamanan.
  

  ---

• Yang ketiga adalah manajemen ruang penyimpanan, yang terkait dengan alokasi ruang untuk file di perangkat penyimpanan.
• Dan yang keempat adalah mekanisme integritas file, yang terkait dengan jaminan bahwa informasi di dalam file tidak rusak.
  

  ---

Tips tentang file yang tersedia di sistem operasi

Ada tiga jenis file dalam sistem operasi sebagai berikut:

• File biasa berisi informasi yang terdiri dari teks dan file biner. File teks ini berisi baris teks “txt”, kemudian file biner yang dapat dieksekusi “exe” dan juga biner yang dihasilkan dari program aplikasi. Struktur internal file biner yang dapat dieksekusi hanya diketahui oleh sistem operasi, sedangkan struktur internal file biner dari program aplikasi hanya diketahui oleh program aplikasi yang menggunakan file tersebut.
  

  ---

• Folder file adalah file yang dimiliki oleh sistem operasi, biasanya berisi informasi tentang daftar file yang termasuk dalam folder tersebut.
• Dan file khusus adalah nama logis dari perangkat input dan perangkat output.
  

  ---

Data tentang manajemen catatan perusahaan

Dalam manajemen file, ada beberapa hal yang harus ditata dengan rapi, seperti:

1. Surat penerimaan barang
2. Tagihan pembayaran barang
3. Dokumen utang
4. Susu menjual barang
5. Surat asuransi
6. Berkars surat pengiriman barang
7. Kontrak, dan sebagainya
   

   ---

Meski begitu, pengisian menjadi tugas yang membosankan dan rumit karena kita harus berurusan dengan berbagai jenis korespondensi dan mengklasifikasikannya dengan hati-hati agar mudah ditemukan nanti. Beberapa pemilik bisnis memilih untuk fokus pada hal-hal penting, misalnya:

---

Baca juga artikel terkait: Pengertian Lengkap, Fungsi dan Unsur Manajemen Pemasaran serta Tugasnya

---

• Memastikan organisasi menggunakan teknologi digital dengan benar.
• Untuk memastikan bahwa perusahaan berhenti mengandalkan dokumen fisik dalam bentuk kertas, karena memakan tempat, rumit dan membutuhkan waktu untuk mengatur dan mencarinya.
• Pastikan pengelolaan file ini diatur dengan baik sehingga waktu tidak dihabiskan untuk tugas-tugas operasional saja.

---

Cara Manajemen File yang efisien

Dampaknya jika tidak ada manajemen file adalah tidak ada urutan pada file yang disimpan. Menurut beberapa situs bisnis besar, ada beberapa cara untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen pengarsipan, misalnya:

---

• Bangun sistem “File Dokumen” dan beri nama

Jika anggota Anda masih mengonversi file secara manual, sebaiknya mulai manajemen file dengan memformat nama penyimpanan. Anda harus memastikan bahwa mereka tahu di mana menyimpan file yang benar.

Sebaiknya pisahkan jenis surat mulai dari invoice dan file penting lainnya. Pastikan format penyimpanan dokumen ini juga menyediakan deskripsi yang cukup sehingga Anda tidak perlu membukanya satu per satu.

---

• Mulailah berpikir untuk mengonversi file sekaligus

Dengan semakin berkembangnya suatu bisnis, tentunya Anda akan membutuhkan teknik konversi file yang tepat. Jumlah file yang sangat banyak tidak memungkinkan untuk disimpan di satu tempat. Anda dapat menggunakan sejumlah produk konversi dokumen yang tersedia.

---

• Berhenti menggunakan konverter gratis

Pengonversi file gratis biasanya dirancang untuk kebutuhan pribadi dan tentu saja fiturnya terbatas. Jika Anda menggunakannya dalam skala besar, tentu akan banyak masalah yang terjadi, seperti:

---

1. 1. Keamanan – saat menggunakan fitur gratis, Anda tidak tahu apakah proses konversi benar-benar aman atau tidak.
   2. Keterbatasan – Tidak semua alat gratis yang tersedia 100% gratis. Beberapa fitur memerlukan Anda
   3. menghabiskan uang Atau meskipun gratis, akan ada watermark pada dokumen Anda.
   4. Pengaturan bermasalah dan opsi menu terbatas
      

      ---

• Penguasaan Windows Explorer

Sebagian besar perusahaan menggunakan Windows, jadi di sinilah letak masalahnya. Banyak orang tidak menguasai navigasi.

---

• Menyimpan data di lokasi yang sama

Tinggalkan tempat khusus yang penting untuk penyimpanan file. Yang dimaksud dengan pengelolaan arsip adalah pengelompokan dan penempatan arsip secara benar. Jadi, buatlah folder khusus (baca: pengertian folder) yang memudahkan Anda menemukan file yang diinginkan. Jangan pernah mencampurnya.

---

Manfaatkan fitur Pintasan untuk mengakses file yang paling sering dikunjungi. Alih-alih memasukkan file ke dalam file, hal ini tentu sangat memusingkan. Ini juga dapat mengurangi risiko penyimpanan file duplikat.

---

Dokumen bersama seperti Dropbox, Google Drive, One drive, dan lainnya akan memudahkan siapa saja untuk menyimpan dan memperbarui file di mana saja dan kapan saja tanpa perlu repot pergi ke kantor.

Baca juga artikel terkait: Pengertian “Manajemen Konstruksi” & (Peran – Fungsi – Tujuan – Tugas)